AVG mededeling
Privacy Reglement van EHBO Vereniging
Hoogwoud
[gebaseerd op de Wet
Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG)]
Zoals vastgesteld
wordt tijdens de Algemene ledenvergadering op 2 april 2019
In dit reglement
wordt vastgelegd hoe het bestuur van EHBO Vereniging Hoogwoud omgaat met de aan
haar verstrekte persoons gegevens.
Artikel 1
Begrippen
1.
Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en
daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
1.
Leden zijn alle betalende leden van de vereniging
met een geldig EHBO diploma.
3.
Buitengewone leden zijn de leden die donateurs
zijn en zij die alleen een reanimatie opleiding hebben gevolgd.
4.
Onder persoonsgegevens wordt bij voorbeeld
verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres,
diplomanummer en geldigheidsduur, telefoonnummer, bestuursfunctie.
5.
Onder vereniging wordt verstaan EHBO Vereniging
Hoogwoud, zoals vastgelegd in de Statuten van 23 december 2002.
6.
Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor
lidmaatschap van EHBO Vereniging Hoogwoud.
7.
Het Huishoudelijke Reglement is het reglement dat
is vastgesteld ingevolge artikel 16 van
de Statuten.
8.
De bewaartermijn bij de secretaris geldt voor het
opslaan van het papieren archief.
9.
Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst
tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld
voor zover dit van toepassing zal zijn.
10.
De online ledenadministratie betreft de online
ledenadministratie van de Nationale Bond voor EHBO en Oranje Kruis. De
ledenadministratie betreft de leden- administratie van de vereniging.
Artikel 2
Beheer van de persoonsgegevens
A Het
uitnodigen voor de ledenvergadering (mailadres en/of postadres);
B
Het uitnodigen voor de activiteiten zoals herhalingslessen, cursussen,
evenementen (mailadres e/of postadres, telefoonnummer);
C
Verlengen van het diploma en/of certificaat (diplomanummer en
geldigheidsduur);
D
Uitreiking van een onderscheiding (inschrijfdatum lidmaatschap, diplomanummer en
geldigheidsduur diploma)
E
Om bij lief en leed een kaart te kunnen sturen of attentie te kunnen geven
postadres);
F
Om snel contact op te kunnen nemen (telefoonnummer);
G
Overige correspondentie aan leden (mailadres en/of postadres);
H
Om functionarissen aan te kunnen schrijven (bestuursfunctie);
3. De persoonsgegevens worden beheerd
door de secretaris, ledenadministratie en penningmeester van de vereniging.
4. De gegevens worden verwerkt, aangepast en bijgehouden in de
ledenadministratie van de vereniging.
5. De gegevens worden
verwerkt, aangepast en bijgehouden in de online ledenadministratie van de
Nationale Bond voor EHBO en Oranje Kruis.
6. De coördinator
evenementen houdt gegevens bij ten behoeve van alle evenementen waar EHBO
Vereniging Hoogwoud wordt gevraagd.
Dit bestuurslid heeft daarvoor een bestand in Excel gemaakt. Het bestuurslid zal
de gegevensopnemen,verwerken en aanpassen
7. Als het onder
lid 4 genoemde bestuurslid een back-up of export maakt, gebeurt dat op de eigen
computer.
Artikel 3
Bewaren van de persoonsgegevens
1.
Een lid kan altijd aan de vereniging vragen welke
persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen
vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen persoonsgegevens.
2.
Een lid kan altijd de toestemming voor het
verwerken van gegevens intrekken.
3.
Een lid geeft actief en ondubbelzinnig
toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens door op het
inschrijfformulier een hokje aan te kruisen. Als een lid dit niet doet is er dus
geen toestemming gegeven voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens.
Het bestuur kan dan besluiten om het lidmaatschap van het betreffende lid te
beëindigen.
1.
Een lid van de vereniging gaat professioneel om
met de privacy van een slachtoffer of een patiënt.
2.
Een lid respecteert de privacy van het
slachtoffer of patiënt en deelt over de situatie, de verwondingen of
persoonsgegevens geen informatie met anderen dan de professionele hulpverleners.
3.
Een lid dat behoefte heeft om zijn verhaal kwijt
te kunnen kan daarvoor terecht bij eigen huisarts, instructeur, coördinator
evenementen. Deze functionaris gaat professioneel om met de verkregen informatie
en zal daar geen aantekeningen van maken.
Artikel 7
Hulpverlening bij evenementen
Artikel 8
Beeldmateriaal
Indien het lid geen toestemming geeft wordt al het beeldmateriaal waarop het lid zichtbaar is zoveel als mogelijk vernietigd en niet gebruikt voor publicatie.
Artikel 10
Privacy beleid
Artikel 11
Website
Artikel 12
Data lek
Artikel 13
Sancties
Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden
van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen
Artikel 14
Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel
omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist de verantwoordelijke.
Artikel 15
Openbaarmaking en inwerkingtreding
Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan
alle leden van de vereniging. Het privacyreglement treedt in werking in seizoen
2018/2019
Artikel 16
Slotbepaling
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken
van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing
zijn.